1.13 Informe Final de la Auditoría

Es el resultado de la información, estudios, investigación y análisis efectuados por los auditores durante la realización de una auditoría, que de forma normalizada expresa por escrito su opinión sobre el área o actividad auditada en relación con los objetivos fijados, señalan las debilidades de control interno, si las ha habido, y formula recomendaciones pertinentes para eliminar las causas de tales deficiencias y establecer las medidas correctoras adecuadas.

Importancia y Relevancia del Informe

El producto que vende Auditoría son sus informes.

Se remiten a las más altas autoridades de la organización.

Es el medio de que se vale Auditoría para dar a conocer su opinión. Es su vehículo de comunicación.

Ponen de manifiesto si los auditores tienen una visión gerencial de las áreas auditadas o carecen de ella. Si están realmente capacitados.

Son representativos de la calidad de la Auditoría Interna en cuanto a: formación profesional, cultura, estilo, corrección en el lenguaje escrito, etc.

Cada informe es una carta de presentación de la Auditoría, los errores de concepto, la falta de oportunidad de las recomendaciones y la deficiente redacción pueden producirse en cualquier auditoría y es algo que debe evitarse.

PRECAUCIONES BÁSICAS

La minuciosidad y el examen de los informes de auditoría una vez redactados y listos para ser distribuidos, exigen un cuidadoso procedimiento de CONTROL DE CALIDAD que elimine errores y fallos de cualquier clase y evite apresuramientos e improvisaciones

Precauciones básicas

·         Revisar cifras y datos detenidamente.

·         Corregir estilo y eliminación de faltas de ortografía, de impresión, etc.

·         Leerlo por auditores que no hayan intervenido en la auditoría.

·         Comprobar la pertinencia de las opiniones y recomendaciones.

·         Verificar su fundamentación documental y racional.

Comunicación del Resultado

Los Auditores Internos deben reportar los resultados de su trabajo de auditoría:

1.    Se debe emitir un informe escrito y firmado, cada vez que concluya un examen de auditoría. Pueden haber informes parciales.

2.    Los Auditores Internos deberán discutir sus conclusiones y recomendaciones a un nivel adecuado dentro de la organización / área / unidad auditada, antes de emitir su reporte escrito final.

3.    Los reportes deberán ser objetivos, claros, concisos, constructivos y oportunos.

4.    Los reportes deberán contener el objeto, alcance y resultados del trabajo realizado, en lo aplicable, la opinión del auditor.

5.    Los reportes pueden incluir recomendaciones de mejoras potenciales y un satisfactorio reconocimiento de la ejecución de acciones correctivas.

6.    Pueden ser incluidos los puntos de vistas de los auditados respecto de conclusiones o recomendaciones del auditor.

7.    El responsable superior del Departamento de Auditoria Interna deberá revisar y aprobar el reporte final de auditoria antes de su emisión y deberá decidir a quién se le distribuirá dicho informe.

Alcances a los Requisitos del Informe

·         Los reportes deberán ser objetivos, claros, concisos, constructivos y oportunos.

·         Los reportes son constructivos si son reales, imparciales y están libres de distorsión, debiendo figurar sin prejuicios las observaciones, conclusiones y recomendaciones.

·         Los informes son claros cuando son fácilmente comprensivos y lógicos. La claridad puede mejorarse evitando el lenguaje técnico innecesario y proporcionando suficiente información de apoyo.

·         Los informes concisos van a los hechos y evitan detalles innecesarios, expresando las ideas con el menor número de palabras posibles.

·         Los informes constructivos son los que como resultado de su contenido y tono, ayudan al auditado y a la organización y conducen a realizar las mejoras necesarias.

·         Los informes son oportunos cuando se emiten sin retrasos indebidos y permiten una rápida acción efectiva.

DETALLES A TENER EN CUENTA

·         Presentación impecable.

·         Redacción correcta.

·         Fácil lectura y manejo.

·         Estructurado.

·         Breve y medular.

Presentación Impecable

·         Formato estándar, titulado, referenciado, limpio, sin correcciones ni faltas o errores de impresión o de ortografía que serían imperdonables.

·         El destinatario del informe asociará la calidad del informe con la calidad de la auditoria. Los errores que se le “escapen” al Auditor darán a lugar a pensar otros descuidos durante el transcurso de la auditoría.

·         El responsable último del informe es siempre el directivo superior de Auditoría. Para éste es obligatorio dar lectura completa y detenida del informe. Con su firma asume la responsabilidad total del contenido del informe.

Redacción Correcta

·         De los informes deben suprimirse las afirmaciones contundentes, las expresiones agresivas o hirientes, la ironía y el sarcasmo y las alusiones personales. La redacción debe ser clara y culta a la vez, sin términos repetitivos, evitar frases hechas. Debe transmitirse al lector lo que realmente se quiere y hay que decirlo sin posibles confusiones o malas interpretaciones.

·         Evitar frases atribuibles a otras profesiones que puedan dar lugar a problemas legales; ejemplo: “Se ha comprobado fehacientemente…”.

·         La finalidad del informe es que su cumplan sus recomendaciones y a ello hay subordinar cualquier otro fin.

Fácil lectura y Manejo

·         Los informes que no sean manejables (excesivamente voluminosos), van a ser muy difíciles que se lean y un informe que no se lea por el destinatario carece de valor. Los informes se hacen para los destinatarios no para satisfacer al auditor.

·         Para que los informes interesen han de atraer inmediatamente la atención del lector. A ello contribuirá que su lectura sea lo más cómoda y rápida posible.

·         Con independencia de su contenido, han de ser impresos con letra lo suficientemente grande. Frases y párrafos cortos y espaciados. Evitar párrafos interminables.

·         Apartados y epígrafes adecuadamente titulados

Estructura Normalizada

Índice

·         Descripción del contenido del informe capítulos, epígrafes y sub-epígrafes con número de pagina asociado.

Párrafo Introductorio

·         Naturaleza de la auditoría

·         Período cubierto

·         Tiempo dedicado al trabajo de campo

·         Personal asignado al Auditoría

Alcance

·         El alcance está determinado por los objetivos y procedimientos empleados en la auditoría y concreta la amplitud y profundidad de los trabajos.

Resumen de Aspectos Principales

·         Aspectos sustantivos tratados en el informe, síntesis de hallazgos

Hallazgos y Recomendaciones

·         Por aspectos individuales

*Encabezado

*Hallazgo

*Recomendación

La cobertura previa de los hallazgos proveerá una base para la conclusión o recomendación. La idea de conclusión es de posición final, hecho importante que no involucra una recomendación.

La conclusión más sólida es aquella que el auditado está de acuerdo con lo que se le planteó y aceptó tomar medidas correctivas.

Las conclusiones aceptadas sirven para informar a la autoridad superior respecto del problema y su solución. De otro modo, la conclusión se refiere al reconocimiento del problema por parte del auditado quién se ha comprometido al estudio de su solución.

También puede ser necesario una recomendación relativa a lo que el auditor considere de hacer el auditado, aun cuando este no esté se encuentre en desacuerdo.

Otras recomendaciones implican la necesidad de involucrar un más alto nivel de autoridad que el auditado. En este caso se puede incorporar la posición del auditado.

*Comentarios del Auditado

En este párrafo se consigna la reacción del auditado respecto de los hallazgos, conclusiones y/o recomendaciones de auditoría.

Cuando existen diferencias de opinión o circunstancias atenuantes, el informe de auditoría incluirá los comentarios del auditado

Carta Conductora

·         El informe se hace llegar a través de una carta denominada “conductora” dirigida a la autoridad superior con copia al auditado y otros que excepcionalmente se estimaran necesarios. Esta carta incluye un párrafo referido a la apreciación del auditor asignado respecto de la cooperación y asistencia recibida durante el curso de la auditoría.

Breve y Medular

·         Se debe procurar que los informes sean lo más breve, cortos y reducidos que sea posible, para lo cual el informe no debe incluir información confusa, larga, tediosa y documentación como prueba. Dichas pruebas se deben mantener en el soporte o archivo del informe junto con los correspondientes PPTT (papeles de trabajo).

·         Calificación Promedio.